ステキな一日

IT技術やトレンディな話題を中心に個人的なメモを書き綴っていきます。

フランクリン・コービイの、タスクのマネジメントについて

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タスクをマネージメントするうえで、大切なのは、重要度と緊急度をよく考えて仕分けすることです。このタスクの意味を知らずに漫然と仕事をしても、成果は得られません。会社で重要な立場に立っている人を観察すると、自然とこのようなタスク管理をしていることに気づきます。

緊急が大好き

「忙しい」を連発している人、周りにいますよね?
そういう人を観察していると、いつも緊急な用事(例えばクレーム対応や客先からの急な依頼)に直面しています。
そして、そんな忙しさに、本人もまんざらではなさそうです。
忙しそうにしていると、仕事をやった感が大きくなって高揚感が得られるし、仕事ができる人間になったような気分になれるからです。

本当に大切なのは、緊急度ではありません

緊急のクレーム対応は重要かもしれませんが、そればかりしていては、身が持ちませんし、何も進歩がありません。
それに、緊急度の高い事項と言うのは、緊急度の低い重要事項を先送りにした結果、生まれるものとも考えられます。
「段取り8分仕上げ2分」と言う言葉がありますが、段取りに時間をかけずに始めた仕事が、トラブルだらけになるのは、言わずもがなですよね。

マトリックスで考える

フランクリンコービイは、以下のようなマトリックスを使って説明しています。
「忙しい」を連発している人は、領域①に多くの時間を費やしていると思います。
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領域①にあるタスクは、避けては通れない事項です。
領域②にあるタスクは、将来のために重要な事項になります。
領域③はできれば避けたい事項で、④は極力減らした方が良い事項になります。

さて、このマトリクスで特に重要なのは、領域①を減らすためには、領域②を増やさなくてはならないと言うことです。(緊急なトラブル対応を減らすためには、トラブルを未然に防ぐための計画や準備が必要です。段取り8分のこと)

裏を返せば、領域②を怠ったがために、領域①が多くなると言う悪循環なのです。

そして、日常の行動を考えたときに、領域①の事象については、外部から催促されたり、注意を受けるので、確実に実行されますが、領域②については、自らスケジュールして、自らが動かなければ、実行されないと言う特性があります。

ここが難しいところですよね。
ですから、自分をマネジメントするためのスケジューリングが重要になってきます。

それについては、また別の機会に説明したいと思います。

以上、「フランクリン・コービイの、タスクのマネジメントについて」でした。

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